Sekilas Tentang Mocrosoft Access

Microsoft Access adalah suatu program /aplikasi untuk Database management yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Dengan Access kita dapat membuat, mengelola, memanipulasi serta menampilkan/mengeprint data dalam jumlah besar.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Database adalah sebuah koleksi atau kumpulan data-data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database

Mengenal Relationships di dalam Microsoft Access

Relationships adalah diagram yang menyatakan hubungan atau korelasi antara satu field didalam suatu table dengan field pada table lainnya berdasarkan kunci tertentu. Relationships umumnya digunakan untuk table-table yang mempunyai hubungan tertentu, dimana pada table yang satu tersimpan field primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key. Adapun foreign key adalah field kunci yang boleh lebih dari satu record didalam table. Dengan demikian, data pada masing-masing table dapat terkelompok sesuai dengan primary key nya, sehingga tidak akan tertukar. Lihatlah contoh relationships yg saya ambil dari contoh file Northwind.mdb, sbb:

Pada gambar diatas, field CustomerID pada table Customer disebut primary key (PK) dan field CustomerID pada table Orders disebut foreign key (FK). Terlihat pada diagram relationships diatas beberapa table dengan symbol 1 (one) sebagai primary key dan symbol ∞ (many) sebagai foreign key, hal ini menandakan bahwa jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Syarat membuat relationships adalah kedua field yang akan dihubungkan tersebut harus mempunyai jenis (data type) yang sama. Misalnya didalam database Northwind.mdb diatas, field SupplierID pada table Suppliers dihubungkan dengan field SupplierID pada table Products, field ProductID pada table Products dihubungkan dengan field ProductID pada table Order Details. Kita tidak bisa menghubungkan field dengan data type text dengan field dengan data type number, jadi harus memiliki data type yang sama.
Jenis relationships dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. One to One, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan hanya dengan satu record data pada table lainnya.
2. One to Many, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu record data pada table lainnya.
3. Many to Many, yaitu lebih dari satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu record data pada table lainnya.

Membuat Relationships

Untuk membuat relationships, masuk ke ribbon Database Tools -> Relationships.

Kemudian pada navigation pane, klik & drag table-table yang hendak dibuat relationshipsnya. Lalu kiri field pada suatu table, kemudian tahan (tombol kiri mouse jangan dilepas) dan geser ke field lainnya. Proses ini disebut juga klik & drag. Ketika proses klik & drag berakhir maka akan muncul kotak dialog Edit Relationships sebagai berikut:

Saya menyarankan agar checkbox Enforce Referential Integrity ini selalu diberi tanda centang. Penjelasannya adalah sebagai berikut:
· Enforce Referential Integrity, pilihan ini digunakan untuk memastikan bahwa foreign key pada suatu table terdapat juga pada primary key didalam table lainnya.
· Cascade Update Related Fields, pilihan ini digunakan untuk mengupdate secara otomatis foreign key pada suatu table jika primary key didalam table lainnya berubah. Pilihan ini akan aktif jika Enforce Referential Integrity telah dipilih.
· Cascade Delete Related Record, pilihan ini digunakan untuk menghapus foreign key pada suatu table jika primary key didalam table lainnya dihapus. Pilihan ini akan aktif jika Enforce Referential Integrity telah dipilih.


© Ainun Najib